Ngày nay, các phòng khám nha khoa được mở ra ngày một nhiều nhờ vào nhu cầu chăm sóc răng hàm mặt ngày càng tăng. Việc áp dụng công nghệ vào quy trình vận hành sẽ giúp các phòng khám nha khoa hoạt động hiệu quả, “tinh gọn” thủ tục và quản lý thông tin bệnh nhân một cách chuẩn xác hơn. Trong bài chia sẻ dưới đây, cùng Deepcare tìm hiểu về các cách quản lý phòng khám nha khoa giúp nâng cao doanh thu hiệu quả nhé.

Việc quản lý một phòng khám răng hàm mặt chưa bao giờ là công việc dễ dàng. Với những người mới bắt đầu kinh doanh, nếu không xây dựng được một chiến lược phù hợp sẽ dễ gặp phải các vấn đề về quản lý nhân sự, vật tư và quy trình chăm sóc khách hàng. Nếu bạn mới mở cơ sở phòng khám nha khoa hoặc có nhu cầu thay đổi chiến lược kinh doanh phòng khám thì đừng bỏ qua những cách quản lý phòng khám nha khoa ngay dưới đây.

Bạn đang xem: Hướng dẫn cách quản lý phòng khám nha khoa giúp nâng cao doanh thu hiệu quả

Chuẩn hóa quy trình khám chữa bệnh khi quản lý phòng khám nha khoa

Bạn có biết sự khác nhau giữa một phòng khám răng hàm mặt chuyên nghiệp với một phòng khám không chuyên như thế nào không? Đó chính là tỷ lệ sai sót khi điều trị và dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.

Về tỷ lệ sai sót khi khám chữa bệnh, để giảm sai sót và làm tăng sự hài lòng cho khách hàng, phòng khám của bạn phải xây dựng được một quy trình cụ thể và tuân thủ theo. Khi lập ra được một quy trình làm việc rõ ràng, bạn có thể kiểm soát được hiệu suất làm việc của nhân viên từ đó tối ưu theo hướng tăng lên và nhanh chóng “tháo gỡ” vấn đề khi xảy ra.

Nhân sự là yếu tố chiếm tỷ trọng lớn cho việc tối ưu quá trình quản lý phòng khám nha koa, do vậy bạn cần thiết lập một quy trình rõ ràng, chặt chẽ như sau:

Bước 1: Soạn bản thảo về quy trình riêng cho từng bộ phận, nhóm nhân viên. Đối chiếu với quy chuẩn Bộ Y tế và thực tế của phòng khám để chỉnh sửa cho phù hợp.

Bước 2: Số hóa hồ sơ bệnh án, quy trình khám chữa bệnh và các ca bệnh khó,… làm kho tài liệu số để quản lý, lưu trữ, tìm kiếm tài liệu về sau. Trực quan hóa quy trình làm việc nhập liệu lên phần mềm để đảm bảo việc khám – điều trị theo đúng quy trình.

Quản lý khâu đặt lịch hẹn để gia tăng tệp khách hàng

Như đã nói ở trên, ngoài chất lượng khám chữa bệnh thì dịch vụ chuyên nghiệp cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến sự uy tín của phòng khám. Một phòng khám nha khoa uy tín sẽ thu hút được nhiều tệp khách hàng mới. Việc sắp xếp lịch hẹn khoa học cũng là cơ hội để phòng khám răng hàm mặt của bạn thể hiện sự chuyên nghiệp trong hoạt động và tăng tỷ lệ khách hàng quay trở lại phòng khám.

Tuy nhiên, trên thực tế có rất nhiều phòng khám nha khoa chưa ý thức được tầm quan trọng của việc quản lý lịch hẹn và gặp nhiều vấn đề như:

– Hẹn khách – Khách không đến – Note lịch tiếp theo;

– Hẹn khách – Khách đến muộn – Ảnh hưởng đến các lịch hẹn sau;

Xem thêm : TOP 6 phòng khám phụ sản Hà Nội chất lượng nhất 2024

– Hẹn khách nhưng không nắm rõ thông tin khách hàng có quay trở lại hay không?

Bên cạnh đó, việc quản lý lịch hẹn một cách thủ công còn có thể gây ra những sai sót, khiến phòng khám của bạn mất điểm trong mắt khách hàng. Do vậy, để quản lý lịch hẹn khách hàng một cách hiệu quả, các phòng khám răng hàm mặt có thể tham khảo một số kinh nghiệm sau:

– Đào tạo nhân viên sử dụng ứng dụng nhắc lịch tự động như Zalo, Google Calendar,…

– Đào tạo nhân viên cách “xoa dịu” khách hàng khi chờ lâu, đồng thời có kỹ năng dự đoán thời gian kết thúc ca bệnh trước đó để thông báo thời gian chờ đến khách hàng.

Rõ ràng, việc cải tiến lịch hẹn không chỉ có ý nghĩa giảm bớt lãng phí mà còn nâng cao được hình ảnh chuyên nghiệp cho phòng khám nha khoa trong mắt khách hàng. Đây cũng là một trong những tiêu chí bạn cần nắm rõ khi xây dựng quy trình quản lý phòng khám răng hàm mặt.

Bảo mật thông tin trong quản lý phòng khám nha khoa

Việc bảo mật thông tin là một trong những yếu tố quan trọng khi kinh doanh sản phẩm, dịch vụ. Những nguy cơ như mất khách, lộ thông tin chữa trị, mất dữ liệu khách hàng,… dẫn đến việc quản lý phòng khám nha khoa không hiệu quả.

Vậy nên, cách tốt nhất để phòng khám răng hàm mặt của bạn phòng ngừa những hậu quả do mất dữ liệu, thông tin hãy ưu tiên lựa chọn các phần mềm quản lý phòng khám nha khoa chất lượng với các tiêu chí:

– Cho phép sử dụng online trên nhiều thiết bị để sao lưu, backup dữ liệu thường xuyên, kịp thời;

– Ưu tiên các phần mềm quản lý phòng khám đạt tiêu chuẩn bảo mật thông tin;

– Được phát triển bởi đội ngũ kỹ thuật có chuyên môn cao

– Hệ thống quản lý phòng khám có cơ chế phân quyền chặt chẽ, hiệu quả.

Giảm thiểu các khoản lãng phí khi quản lý phòng khám răng hàm mặt

Xem thêm : TOP 5+ cách vận hành phòng khám hiệu quả, năng suất cao  

Người quản lý phòng khám phải nhìn nhận được hàng ngày, các nhân viên của mình đang phải tốn thêm bao nhiêu thời gian cho từng thao tác khi thăm khám, điều trị. Mỗi thao tác không tạo thêm giá trị cho bệnh nhân được xem là thao tác thừa, gây lãng phí không cần thiết và buộc phải có biện pháp cắt giảm. 

Đối với mỗi loại lãng phí, khi đã nhận định được thì sẽ có phương án giải quyết. Ví dụ: Để tránh lãng phí vật tư, thuốc tồn kho thì bạn cần xác định chính xác mức vật tư tiêu hao trên mỗi thủ thuật. Tạo công thức tính trên phần mềm quản lý phòng khám để theo dõi số lượng tồn kho hàng hàng. Việc quản lý các thông số cụ thể kết hợp với sự hỗ trợ của công nghệ sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý việc tồn kho thuốc, sử dụng vật tư, từ đó tối ưu chi phí quản lý phòng khám.

Là một người làm chủ phòng khám nha khoa, bạn phải cùng lúc bao quát được nhiều vấn đề và nhanh chóng đưa ra phương án giải quyết. Bài toán vận hành, quản lý phòng khám nha khoa thành công đòi hỏi nhiều vào kiến thức, thực tế và công cụ hỗ trợ. Kể cả khi bạn có ý định sử dụng công nghệ hỗ trợ thì bạn cũng cần nắm chắc về tính khả thi, khả năng hiệu quả của nó.

Hiện nay, H247 – Hệ sinh thái quản lý phòng khám được phát triển bởi Deepcare là một trong những ứng dụng công nghệ được nhiều phòng khám chuyên khoa, đa khoa, bệnh viện tin tưởng và lựa chọn. Với các tính năng ưu việt như:

– Quản lý lịch hẹn khoa học;

– Lưu trữ thông tin, dữ liệu, hình ảnh trên Cloud kết hợp với AI;

– Quản lý kho thuốc, vật tư, báo cáo về trình trạng tồn kho;

– Quản lý tài chính, thanh toán trực tuyến và báo cáo thống kê;

– Quản lý phòng khám mọi lúc, mọi nơi qua các thiết bị smartphone, tablet,…

– Tích hợp với hầu hết các hệ thống, trang thiết bị y tế, bệnh viện trong lĩnh vực

Liên hệ ngay đến Deepcare qua Tổng đài 1900 068 856 để được hỗ trợ tư vấn và đăng ký trải nghiệm phần mềm quản lý phòng khám nha khoa chuyên nghiệp nhé.

Nguồn: https://deepcare.io
Danh mục: Tin tức