Quy trình vận hành phòng khám chuẩn hoá, chính xác nhất

Chia sẻ trên :
07-04-2024 200 lượt xem

Với các phòng khám, bệnh viên tư nhân để hoạt động ổn định thì không thể thiếu công đoạn xây dựng chiến lược và quy trình vận hành phòng khám phù hợp. Một quy trình hợp lý, chính xác sẽ giúp phòng khám của bạn phát triển bền vững, tăng trưởng doanh thu và uy tín. Cùng Deepcare tìm hiểu về quy trình vận hành phòng khám chuẩn hoá, ai cũng có thể áp dụng được ngay dưới đây nhé.

Bước 1: Chuẩn hoá sơ đồ tổ chức phòng khám

Muốn quy trình vận hành phòng khám ổn định, người quản lý trước hết phải xây dựng được một sơ đồ tổ chức, điều hành chuẩn hoá. Bạn cần phải định biên đủ nhân sự cho từng phòng ban, bộ phận để tránh tình trạng lãng phí hoặc thiếu nhân sự làm việc.

Phòng khám của bạn phải có phương án quản lý nhân sự, y bác sĩ phù hợp và đưa ra các quyền lợi để giữ chân nhân sự. Bạn cũng cần phân bổ nhân sự sao cho hợp lý, sắp xếp công việc phù hợp, không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ của phòng khám và đảm bảo đưa ra đãi ngộ tốt. 

Khi chuẩn hoá quy trình vận hành phòng khám, người quản lý cũng phải có năng lực, khả năng để dẫn dắt đội nhóm, tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, tạo điều kiện để nhân sự học hỏi, nâng cao kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ và vạch ra định hướng để phát triển nhân sự phù hợp.

Ngoài ra, người quản lý nên xây dựng các chiến lược để đào tạo nhân sự trẻ, có phương án quản lý và kiểm soát chặt chẽ để tránh việc rò rỉ hoặc đánh cắp thông tin phòng khám. Nên kiểm soát hiệu quả công việc của từng nhân sự rõ ràng, minh bạch. Từ đó, góp phần tạo ra phòng khám có dịch vụ chuyên nghiệp, tận tâm và giúp phòng khám vận hành ổn định.

TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH VẬN HÀNH PHÒNG KHÁM
Xây dựng quy trình vận hành phòng khám chuẩn hóa

Bước 2: Chuẩn hoá chứng năng, nhiệm vụ của từng phòng ban

Trong quy trình vận hành phòng khám, người quản lý cần tập trung vào quản trị nhân lực và điều phối nhân sự, y bác sĩ khoa học. Đảm bảo mỗi nhân sự được chuẩn hoá chức năng, nhiệm vụ, công việc tại từng bộ phận phù hợp. Điều này có nghĩa là, bạn cần phải xây dựng bảng mô tả công việc của từng vị trí và đảm bảo mô hình làm việc khép tín, toàn diện.

Đối với các đơn vị kinh doanh, việc sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực và tập trung phân bổ nhiệm vụ theo thế mạnh của từng người tại từng vị trí sẽ giúp đơn vị gia tăng hiệu suất công việc cho từng nhân sự. Các nhân sự có cơ hội phát huy tối đa năng lực cá nhân, từ đó mang lại đóng góp tốt nhất cho phòng khám của bạn.

Ngoài ra, bạn cũng cần thiết lập một môi trường làm việc khoa học, lành mạnh và đưa ra được các chính sách, đãi ngộ phù hợp. Quản lý nhân sự là yếu tố then chốt giúp phòng khám có thể vận hành hiệu quản, ổn định và phát triển hơn.

TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH VẬN HÀNH PHÒNG KHÁM
Chuẩn hóa chức năng của các bộ phận trong phòng khám

Bước 3: Kiện toàn bộ máy tổ chức, đội ngũ nhân sự quản lý

Bên cạnh việc phân bổ và chuẩn hoá nhiệm vụ cho từng bộ phận, ví trí bên dưới thì đội ngũ quản lý cũng cần được phân quyền trách nhiệm rõ ràng. Người quản lý phòng khám không thể tự mình quản lý hết đội ngũ nhân sự, thay vào đó bạn sẽ cần một đội ngũ quản lý để hỗ trợ kết nối cũng như quản lý nhân sự cấp dưới.

Đội ngũ nhân sự quản lý sẽ giúp bạn kiểm soát, đánh giá và kết nối các nhân viên với nhau. Đồng thời, họ sẽ tạo động lực để nhân viên yên tâm cống hiến, nâng cao hiệu suất công việc. Vì thế, kiện toàn bộ máy, đội ngũ nhân sự quản lý trong quy trình vận hành phòng khám sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả công việc, phân quyền hợp lý và tránh xảy ra mâu thuẫn nội bộ, ảnh hưởng đến danh tiếng của phòng khám.

Xem thêm: Review 5+ Healthcare CRM cho phòng khám, bệnh viện được dùng nhiều nhất hiện nay

Bước 4: Xây dựng quy trình khám chữa bệnh chuyên nghiệp và nâng cao năng lực CSKH

Để bảo phòng khám của bạn vận hành hiệu quả, bên cạnh cách quản lý nhân sự, bạn cần tập trung xây dựng quy trình khám chữa bệnh chuyên nghiệp, hiệu quả. Đồng thời, nâng cao năng lực chăm sóc khách hàng nhằm mang lại trải nghiệm tốt nhất cho bệnh nhân khi sử dụng dịch vụ. 

Trong kinh doanh ngành y tế, dịch vụ điều trị tốt và chuyên nghiệp chính là công cụ tốt nhất để thu hút và giữ chân khách hàng. Đồng thời, những người khách hàng này cũng sẽ là người “quảng cáo” thương hiệu phòng khám của bạn miễn phí tới những người xung quanh.

Điều này đòi hỏi quá trình chăm sóc, khám chữa bệnh tại phòng khám, bệnh viện tư nhân cần được hệ thống chuyên nghiệp, bài bản để giảm thiểu sự sai sót. Cần chuẩn hoá từ các bước tiếp đón, thăm khám, đặt lịch hẹn và điều trị được tối ưu. Từ đó hạn chế được sự chậm trễ, giúp bệnh nhân không cần phải chờ đợi lâu khi sử dụng dịch vụ. 

Các hệ thống thanh toán, quản lý thông tin bệnh nhân cũng cần được số hoá để tiết kiệm thời gian, giúp phòng khám thực hiện công việc trơn tru và nhanh chóng hơn. Một hệ thống cho phép phân loại khác hàng, theo dõi thông tin điều trị,… sẽ giúp nhân sự và các y bác sĩ dễ dàng hơn trong việc thăm khám và chăm sóc bệnh nhân.

Bước 5: Đào tạo, giám sát quy trình vận hành phòng khám qua hệ thống checklist

Hầu hết các chủ phòng khám đều có đặc thù là xuất thân từ bác sĩ hoặc chuyên gia trong ngành y. Do vậy, có thể thiếu các kinh nghiệm quản lý, vận hành phòng khám hiệu quả. Đội ngũ y tá, bác sĩ phòng khám đều tập trung vào năng lực chuyên môn nên thường thiếu sót kỹ năng mềm khi tương tác, chăm sóc người bệnh.

Chính vì vậy, để đảm bảo phòng khám của bạn được vận hành trơn tru, hạn chế sai sót thì việc triển khai các kế hoạch đào tạo, kiểm soát chất lượng công việc, thắt chặt quản lý hiệu suất là không thể thiếu. Bạn có thể lựa chọn sử dụng các hệ thống hỗ trợ quản lý, vận hành phòng khám để tối ưu hoá hiệu quả khi kinh doanh.

Bước 6: Tiến hành đo lường, đánh giá và cải tiến quy trình vận hành phòng khám

TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH VẬN HÀNH PHÒNG KHÁM
Đo lường và đánh giá hiệu quả sau khi xây dựng quy trình vận hành phòng khám

Trong quá trình vận hành, quản lý phòng khám, bạn cần thường xuyên đo lường và đánh giá hiệu quả vận hành, cải tiến quy trình khi có vấn đề xuất hiện. Đồng thời, người quản lý cũng cần thường xuyên đánh giá năng lực nhân sự tại từng vị trí, bộ phận theo thời gian cụ thể để có chiến lực đào tạo, nâng cao năng lực hoặc thay thế khi cần thiết.

Trên đây là toàn bộ thông tin về quy trình vận hành phòng khám chuẩn hoá và dễ thực hiện nhất. Bên cạnh việc xây dựng quy trình vận hành, bạn cũng có thể áp dụng các giải pháp giúp quản lý, vận hành phòng khám hiệu quả hơn. Deepcare là đơn vị cung cấp hệ thống quản lý phòng khám, giúp tối ưu quy trình làm việc và hướng đến mục tiêu chuyển đổi số toàn diện.

Để tìm hiểu thêm về hệ thống vận hành phòng khám, bệnh viện hãy liên hệ ngay đến Deepcare để được hỗ trợ tư vấn chi tiết và nhanh chóng nhất.

Bài viết khác

Top 5 phòng khám da liễu Hà Nội chất lượng
Top 5 phòng khám da liễu Hà Nội chất lượng – Những lưu ý khi đi khám da liễu

Hiện nay, có rất nhiều phòng khám da liễu Hà Nội có chuyên môn cao và điều trị thành công nhiều ca bệnh về da. Tuy nhiên, để đảm bảo lựa chọn được địa chỉ phòng khám da liễu Hà Nội uy tín, bác sĩ giỏi và chi phí hợp lý thì đừng bỏ qua […]

Top 5 phòng khám phụ khoa Hà Nội uy tín, chất lượng
Danh sách 5 phòng khám phụ khoa Hà Nội uy tín, chất lượng

Địa chỉ phòng khám phụ khoa Hà Nội tốt nhất được rất nhiều các chị em quan tâm. Để tìm được một phòng khám phụ khoa uy tín thì cần đảm bảo các tiêu chí nào? Cùng Deepcare tìm hiểu trong bài chia sẻ dưới đây về 5 phòng khám phụ khoa tại Hà Nội […]

Tổng hợp top 5 phòng khám tai mũi họng Hà Nội uy tín nhất
Tổng hợp top 5 phòng khám tai mũi họng Hà Nội uy tín nhất

Tai – mũi – họng là bệnh lý có tỷ lệ tái phát cao và diễn biến vô cùng phức tạp vào mỗi thời điểm giao mùa. Lúc này, nhu cầu thăm khám bệnh cũng sẽ tăng lên và các địa chỉ phòng khám tai mũi họng Hà Nội cũng được nhiều người quan tâm. […]

TOP 7 phòng khám nha khoa uy tín Hà Nội không nên bỏ qua
TOP 7 phòng khám nha khoa uy tín Hà Nội không nên bỏ qua

Nhằm đáp ứng nhu cầu thăm khám và điều trị các bệnh nha khoa về răng miệng hoặc làm răng thẩm mỹ, hiện nay các phòng khám nha khoa uy tín Hà Nội ngày càng được nhiều người “ghé thăm”. Tuy nhiên, với số lượng phòng khám nha khoa tại Hà Nội lớn nên nhiều […]

Tổng hợp 5 phòng khám siêu âm Hà Nội chất lượng, uy tín nhất
Tổng hợp 5 phòng khám siêu âm Hà Nội chất lượng, uy tín nhất

Các phòng khám siêu âm Hà Nội luôn được các chị em quan tâm khi đi khám thai sản. Siêu âm thai là phương pháp chẩn đoán hình ảnh sử dụng sống âm tần số cao để thấy hình ảnh của thai nhi trong bụng mẹ. Đây là kỹ thuật giúp các bác sĩ theo […]