Phần mềm quản lý phòng khám bằng Excel là công cụ được sử dụng phổ biến cho hoạt động vận hành và quản lý của các phòng khám có quy mô vừa, nhỏ. Tuy nhiên, việc quản lý phòng khám bằng Excel cũng có một số hạn chế nhất định khi áp dụng với các phòng khám quy mô lớn. Trong bài viết dưới đây, cùng Deepcare tìm hiểu về những ưu nhược điểm khi quản lý phòng khám bằng Excel nhé.

Phần mềm quản lý phòng khám bằng Excel là gì?

Excel là phần mềm bảng tính nằm trong bộ công cụ văn phòng của Microsoft Office. Ứng dụng của excel trong quản lý là có khả năng ghi lại và xử lý (tìm kiếm, lọc, tính toán,…) dữ liệu, thông tin dưới dạng bảng.

Bạn đang xem: Phần mềm quản lý phòng khám bằng Excel: Ưu và nhược điểm

Hiện nay, không ít cơ sở y tế lựa chọn quản lý phòng khám bằng file Excel cho các tác vụ trong vận hành như nhập, xuất dữ liệu khám chữa bệnh, lưu trữ thông tin bệnh nhân, kiểm soát số lượng tồn kho thuốc, vật tư,… Tuy nhiên, phần mềm quản lý phòng khám bằng Excel được đánh giá chỉ phù hợp với các cơ sở có quy mô vừa và nhỏ. Ngược lại, đối với các phòng khám có quy mô lớn, nguồn thông tin cần lưu trữ nhiều thì Excel không được đánh giá cao về tính hiệu quả.

Cùng tìm hiểu các ưu và nhược điểm của việc sử dụng file Excel quản lý phòng khám ngay trong phần dưới đây nhé.

Ưu điểm khi sử dụng phần mềm quản lý phòng khám bằng Excel

Nếu nguồn dữ liệu thông tin cần lưu trữ và xử lý không quá lớn thì phần mềm Excel vẫn là công cụ đáp ứng mọi nhu cầu tác vụ khi quản lý phòng khám. Dưới đây là một số ưu điểm khi quản lý phòng khám bằng Excel.

Sử dụng miễn phí

Hầu hết các thiết bị máy tính hiện nay đều được cài sẵn bộ công cụ Microsoft Office, trong đó bao gồm phần mềm Excel. Do vậy, người dùng hoàn toàn có thể sử dụng để quản lý hoạt động phòng khám một cách miễn phí.

Dễ cài đặt và sử dụng

Như đã đề cập ở trên, Excel là phần mềm được cài đặt sẵn trên máy tính hoặc bạn có thể cài đặt dễ dàng tại nhà thông qua các video hướng dẫn trên Google. Excel sở hữu giao diện dễ sử dụng và cách thao tác cũng đơn giản. Hầu hết những người không có kinh nghiệm vẫn có thể sử dụng tốt Excel cho các hàm cơ bản.

Hỗ trợ quản lý phòng khám toàn diện, đầy đủ

Kho tính năng, hàm tính toán của Excel rất đa dạng và có thể đáp ứng tốt nhu cầu lưu trữ, xử lý thông tin của các phòng khám vừa và nhỏ như:

– Quản lý thông tin bệnh nhân: Họ tên, mã thẻ, tiền sử bệnh, tình trạng, lịch sử thăm khám,…

– Quản lý kho thuốc, vật tư y tế: Lượng xuất, nhập và quản lý tồn kho thuốc, vật tư

Xem thêm : TOP5+ phần mềm quản lý phòng khám đông y đang được sử dụng nhiều nhất

– Hỗ trợ quản lý nhân sự: Lưu trữ thông tin của nhân viên, tính lương thưởng, quản lý lịch làm việc,…

– Cho phép xuất báo cáo thống kê nhanh chóng và chính xác.

Lọc và tìm kiếm thông tin nhanh chóng

Với phần mềm Excel người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm và truy xuất thông tin một cách đơn giản. Bằng các tính năng lọc dữ liệu, tìm kiếm có điều kiện bạn đã có thể xuất thông tin ngay lập tức. Tính năng này cho phép việc tìm kiếm thông tin về bệnh nhân, đơn thuốc, bệnh án,… trở nên dễ dàng hơn.

Nhược điểm khi quản lý phòng khám bằng Excel

Bên cạnh những ưu điểm nổ bật như tiết kiệm chi phí, dễ sử dụng, quản lý dữ liệu tốt, khả năng toàn diện,… thì việc sử dụng phần mềm quản lý phòng khám bằng Excel còn tồn tại một số những hạn chế nhất định. Bạn nên nắm kỹ một số nhược điểm dưới đây để có cách nhìn tổng quan khi lựa chọn phần mềm quản lý phòng khám phù hợp nhé.

Phải ghi nhớ nhiều hàm khi quản lý

Bạn phải có kiến thức và ghi nhớ nhiều hàm để có thể thực hiện các nghiệp vụ nâng cao như truy xuất thông tin có điều kiện, thống kê, tính toán, tạo bảng, so sánh dữ liệu,… Nếu không thể ghi nhớ, bạn chỉ có thể vừa tra cứu và xử lý công việc cùng lúc. Việc này dẫn đến năng suất làm việc kém hiệu quả, mất thời gian và khó tránh khỏi sia sót khi quản lý, trích xuất dữ liệu.

Ngoài ra, bạn còn phải thường xuyên thao tác để ghi nhớ các hàm công thức của Excel. Nếu không sử dụng thường xuyên sau một thời gian thì có thể bạn sẽ phải học lại từ đầu.

Nhập dữ liệu thủ công

Khi bạn muốn nhập dữ liệu vào Excel thì chỉ có 01 cách duy nhất là gõ thủ công bằng bàn phím. Điều này có thể gây ra một số hạn chế như nhầm lẫn, sai sót số liệu, mất thời gian,… Từ đó ảnh hưởng đến chất lượng công việc.

Dữ liệu không đồng bộ

File Excel chỉ là các bảng tính ghi chép thông tin và không có tính năng tự đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban. Do đó, để xác thực độ chính xác của thông tin được lưu trữ thì bắt buộc các phòng ban phải cùng nhau sắp xếp thời gian để trao đổi và rà soát thông tin. Hoạt động này sẽ gây mất thời gian và nhân sự thực hiện.

Hơn thế nữa, khi sử dụng Excel bạn sẽ không thể trải nghiệm các tính năng như khi sử dụng phần mềm quản lý phòng khám chuyên nghiệp như: nhận hình ảnh, hỗ trợ chẩn đoán, liên kết với các hệ thống, bệnh viện, quản lý phòng khám từ xa, không cho phép phân quyền quản lý,…

Không đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin

Bởi phần mềm Excel không cho phép phân quyền quản lý từng file cụ thể nên khả năng đánh cắp thông tin là điều khó tránh khỏi. Việc này có thể gây ra những hệ luỵ không hề nhỏ và có thể ảnh hưởng đến uy tín, lợi thế cạnh tranh và sụt giảm doanh thu của phòng khám.

Tại sao nên sử dụng các phần mềm quản lý phòng khám chuyên nghiệp?

Xem thêm : TOP 7 phần mềm quản lý phòng khám nhỏ giá tốt – chất lượng 

H247 – Phần mềm quản lý phòng khám, nha khoa, bệnh viện chuyên nghiệp

Nếu bạn đang mở phòng khám quy mô lớn hoặc có định hướng mở rộng, phát triển cơ sở khám chữa bệnh thì nên ưu tiên lựa chọn các giải pháp giúp việc quản lý vận hành của phòng khám tiện lợi, dễ dàng hơn. Các phần mềm quản lý phòng khám được áp dụng công nghệ tiên tiến, đảm bảo an toàn thông tin và hỗ trợ người dùng khi tiếp nhận, lên lịch hẹn với bệnh nhân, kiểm soát tồn kho thuốc, CSKH, hỗ trợ chẩn đoán,… sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và tối ưu nguồn lực khi sử dụng.

H247 là hệ sinh thái được phát triển bởi Deepcare – là giải pháp CNTT về y tế duy nhất tại Việt Nam được hợp tác với Google Healthcare Security, nâng cao tính bảo mật, an toàn thông tin theo chuẩn quốc tế. Các sản phầm hỗ trợ quản lý phòng khám của Deepcare cho phép người dùng:

– Lên lịch hẹn với bệnh nhân một cách khoa học;

– Liên kết với hầu hết các hệ thống, phòng khám, bệnh viện trong lĩnh vực;

– Hỗ trợ chẩn đoán, quản lý kho thuốc, vật tư hiệu quả;

– Lưu trữ thông tin, hình ảnh xét nghiệm qua điện toán đám mây Cloud;

– Báo cáo, phân tích tình hình kinh doanh của phòng khám;

– Hỗ trợ chăm sóc khách hàng, tổng đài

Để được tư vấn và báo giá phần mềm quản lý phòng khám H247, bạn đọc vui lòng liên hệ đến Tổng đài 1900 068 856 hoặc để lại thông tin ngay dưới đây nhé.

Nguồn: https://deepcare.io
Danh mục: Tin tức