Việc quản lý lịch hẹn một cách truyền thông như dùng giấy ghi chép hay tự ghi nhớ đã không còn đảm bảo được hiệu suất và có thể làm “trùng chéo” lịch hẹn của y bác sĩ. Sử dụng app quản lý lịch hẹn đã trở nên không còn xa lại đối với các phòng khám. Tuy nhiên, cách quản lý lịch hẹn như thế nào hiệu quả? Cùng đi tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây của Deepcare nhé.

Tầm quan trọng của việc quản lý lịch hẹn khoa học

Khi số lượng bệnh nhân đến phòng khám tăng lên, nhu cầu của khách hàng ngày càng nhiều và đa dạng thì việc ghi nhớ được từng yêu cầu của khách hàng trở nên bất khả thi. Nếu bạn vừa thực hiện các công tác nghiệp vụ vừa phải quản lý lịch hẹn bằng cách thủ công có thể xảy ra sai sót, trùng lịch, quên lịch hẹn,…

Bạn đang xem: 4 Cách quản lý lịch hẹn phòng khám khoa học, hiệu quả không thể bỏ lỡ

Nếu phòng khám của bạn đang trên đà phát triển, số lượng nhân sự lớn thì việc quản lý lịch hẹn thủ công còn khiến các bộ phận không đồng bộ thông tin hoặc mất thời gian để truyền đạt lịch hẹn mà chưa chắc đảm bảo được độ chính xác. Đặc biệt, với các bác sĩ thường xuyên có bệnh nhân yêu cầu thăm khám, số lượng lịch hẹn “dày đặc” cũng rất khó để sắp xếp thời gian và nắm rõ thông tin, yêu cầu của từng bệnh nhân. Điều này có thể dẫn đến việc khách hàng cảm thấy không thoải mái với dịch vụ chăm sóc tại phòng khám của bạn. Nghiêm trọng hơn, việc nhầm lẫn lịch hẹn, để khách hàng phải chờ đợi quá lâu còn ảnh hưởng đến chất lượng của phòng khám, từ đó có thể đánh mất khách hàng tiềm năng, doanh thu sụt giảm và không có sức cạnh tranh.

Hiện nay, một số phòng khám, y bác sĩ sử dụng công cụ Google Calendar để quản lý lịch hẹn khoa học. Tuy nhiên, công cụ này chỉ có thể hỗ trợ quản lý công việc, nhắc hẹn cho từng cá nhân và không có khả năng phân quyền đến các nhân sự khác. Từ đó, gây khó khăn cho bộ phận Hành chính, Chăm sóc khách hàng khi sắp xếp lịch hẹn cho bệnh nhân.

Những bất cập khi sử dụng Google Calendar để quản lý lịch hẹn

Google Calendar cũng tương tự như các công cụ quản lý lịch hẹn khác, chỉ đơn thuần ghi nhận thông tin mà không thể kết nối giữa các cá nhân khác. Việc sử dụng Google Calendar khi quản lý phòng khám sẽ xảy ra một số bất cập như:

– Không hỗ trợ tìm kiếm thông tin nhanh chóng;

– Không tự động nhắc lịch hẹn

– Không đồng bộ và quản lý thông tin bệnh nhân

– Không có cơ sở dữ liệu để cải thiện chất lượng dịch vụ

Việc sử dụng Google Calendar khi quản lý lịch hẹn tại phòng khám mang lại nhiều sự bất tiện khi không thể xây dựng và hệ thống hóa các thông tin để đánh giá tỷ lệ quay trở lại của khách hàng.

App quản lý lịch hẹn Google Calendar chỉ đơn thuần lưu lại thông tin ngay tại thời điểm đó chứ không thể kiểm soát tình hình chăm sóc khách hàng theo ngày/tháng/năm.

Sau một thời gian hoạt động, người chủ quản lý sẽ không có cơ sở để đánh giá lý do khách hàng quay trở lại hoặc không quay trở lại để đưa ra quyết định để cải thiện kế hoạch kinh doanh, marketing cho phòng khám.

4 Cách quản lý lịch hẹn tại phòng khám khoa học, hiệu quả

Xem thêm : TOP 5+ cách vận hành phòng khám hiệu quả, năng suất cao  

Mỗi lần khách hàng quay trở lại là phòng khám có thêm cơ hội để tạo ấn tượng tốt, làm họ hài lòng và biết đâu họ có thể giới thiệu thêm người thân, bạn bè đến phòng khám. Do đó, việc quản lý lịch hẹn còn giúp phòng khám nắm rõ danh sách hiện có thể gia tăng tần suất trở lại hay không.

Để quản lý lịch hẹn thành công, đừng bỏ qua các mẹo được chia sẻ dưới đây nhé.

1. Phân nhóm hành vi khách hàng 

Để phân nhóm hành vi khách hàng, trước tiên phòng khám cần lưu trữ thông tin, dữ liệu từ mỗi lần thăm khám của bọ. Cần tiến hành phân nhóm hành vi khách hàng theo 04 loại:

– Khách hàng tiêu cực: Nhóm khách hàng đang sử dụng dịch vụ khám chữa bệnh nhưng có thể rời đi bất cứ lúc nào;

– Khách hàng mang lại lợi ích nhỏ: Là nhóm khách hàng chỉ sử dụng dịch vụ vào những dịp giảm giá, ưu đãi,…;

– Khách hàng tiềm năng: Là nhóm khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ nhưng vẫn còn nhiều băn khoăn và cần thúc đẩy để trở thành khách hàng trung thành của phòng khám;

– Khách hàng trung thành: Là nhóm khách hàng thường xuyên sử dụng dịch vụ và có giới thiệu thêm bạn bè, người thân tới phòng khám;

2. Lên kịch bản chăm sóc khách hàng, quản lý lịch hẹn

Bạn cần xây dựng được các kịch bản để chăm sóc khách hàng và chia theo từng nhóm khách hàng cụ thể. Với từng nhóm khách hàng, phòng khám nên có chiến lược tiếp cận phù hợp để đảm bảo thông tin đưa tới cho khách hàng là hữu ích.

Ví dụ, với các khách hàng có tiềm năng lớn (nhóm chiếm đa số) thì hãy cung cấp thêm các thông tin về cách điều trị, lời dặn sau khám, chủ động hỏi thăm tình hình sức khỏe có cải thiện hay không, hỗ trợ đặt lịch hẹn nhanh chóng khi khách hàng có nhu cầu. 

3. Sử dụng công nghệ để quản lý lịch hẹn

Nghiệp vụ quản lý phòng khám sẽ đạt hiệu quả tốt nhất khi phòng khám có thể giải quyết 03 vấn đề sau:

– Xóa bỏ tình trạng quá tải lịch hẹn, nhầm lịch, bỏ sót lịch,…

– Sắp xếp và điều phối lịch hẹn khoa học

Xem thêm : Kinh doanh phòng khám cần điều kiện gì theo pháp luật?

– Theo dõi, lưu trữ thông tin khách hàng để có kế hoạch chăm sóc với từng đối tượng cụ thể để nâng cao độ hài lòng của khách hàng.

4. Sử dụng App quản lý lịch hẹn H247PRM (Patient Relationship Management)

PRM (Patient Relationship Management) là giải pháp quản lý và chăm sóc khách hàng toàn diện, không chỉ giúp phòng khám tối ưu quy trình quản lý mà còn tăng sự tương tác với khách hàng. Từ đó nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên và gia tăng doanh số cho phòng khám.

Đây là app quản lý lịch hẹn – tổng đài – phản hồi của khách hàng nằm trong hệ sinh thái quản lý phòng khám chuyên nghiệp H247 được phát triển bởi Deepcar. Với các tính năng hỗ trợ người dùng như:

– Quản lý lịch hẹn;

– Quản lý tổng đài;

– Quản lý, chăm sóc khách hàng;

– Quản lý phản hồi của bệnh nhân;

– Quản lý công việc chăm sóc khách hàng, đặt lịch hẹn

– Hệ thống báo cáo và phân tích.

Sử dụng H247PRM giúp phòng khám thực hiện các kế hoạch marketing, chăm sóc khách hàng qua SMS, Email và hỗ trợ lên chiến dịch quảng cáo cho phòng khám. 

Việc sắp xếp và quản lý lịch hẹn khoa học sẽ giúp phòng khám mang lại hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng đồng thời nâng cao chất lượng phục vụ và năng suất làm việc. Bên cạnh đó, việc quản lý thông tin khách hàng cụ thể còn giúp khách hàng có kế hoạch cải thiện chất lượng dịch vụ, giữ chân và tăng tỷ lệ khách hàng quay trở lại. Để được tư vấn hệ thống quản lý phòng khám và app quản lý lịch hẹn tại Deepcare, vui lòng liên hệ đến Hotline hoặc để lại thông tin ngay dưới đây để được chúng tôi hỗ trợ nhé.

Nguồn: https://deepcare.io
Danh mục: Tin tức